Präambel

Was man schwarz auf weiß besitzt,
kann man getrost nach Hause tragen.
Johann Wolfgang von Goethe (1749-1832)

Vereinfacht gesagt: Mit einer Einkaufsstrategie bilden Sie die Grundlage für eine gute Performanve Steigerung Ihres Personals, Ihrer Prozesse und auch der Lieferanten. Das führt zu besseren finanziellen Ergebnissen und im kleinsten zu einem neutralen Beitrag zu unserer Gesellschaft, Umwelt und Klima.

Eine klare Einkaufsstrategie definiert die zukünftige Ausrichtung des Einkaufs und sorgt für ein besseres Verständnis bei den Beteiligten. Dadurch können Fehler und Kosten reduziert, Chancen erkannt und das Vertrauen gestärkt werden. Insbesondere das Vertrauen - als Basis eines guten Geschäfts - ist in einer Zeit, in der jeder von einer Krise nach der anderen überrollt wird, umso wichtiger geworden. Starkes Vertrauen und klare Richtlinien steigern das Leistungspotential und erhöhen den Gewinn, sowohl personell als auch finanziell.

Rahmenvereinbarungen sind heute vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet. Doch kann sie, wenn richtig eingesetzt, nicht nur von großem Vorteil und Nutzen sein.

Aus unseren Erfahrungen wissen wir, dass ein Einkaufsmanager mehr Aufgaben hat als nur Angebote einzuholen. Oftmals erhält dann der billigste Anbieter den Zuschlag, was im Nachgang zu Reue führen kann. Es kostet unnötig Zeit und bindet Personal. Wenn es sein soll, muss man das Produkt möglicherweise ein weiteres Mal bestellen, was sogar noch teurer sein kann. Warum also nicht gleich alles richtig machen? Allen unseren Kunden steht es offen, im Sinne ihrer Marke und gegebenenfalls Gruppe, durch eine Rahmenvereinbarung und bei Bedarf einen Abrufauftrag viel Zeit und Kosten zu sparen.

Mindestens diese Angaben sollten sich in der Rahmenvereinbarung wiederfinden:

• Gegenstand und Vergütung

  Hier wird klar geregelt, dass die Vereinbarung basis für alle erteilten Einzelaufträge sein soll oder welche Art von Aufträgen nicht darunter fallen. Ob ein Fertigungsanspruch besteht oder nicht, welche Währung gilt ode Rechtsbereich gilt und welche Bestanteile diese Vereinbarung umfasst. Z.B. ein preisblatt oder eine detalierte Leistungsbeschreibung usw.

• Dauer

  Hier wird ein Zeitraum definiert und dessen Ende oder Verlängerung. I.d.R. gilt eine solche Vereinbarung ein bzw. zwei Jahre und wird dann neu abgesprochen.

• Art & Umfang

  Hier werden alle Leistungen aufgelistet die der Auftragnehmer zu erbringen hat. Z.B. ob immer Ein Prüfdruck mitgeliefert werden muss,Welche Art von Satz oder Designleistungen zu erbringen sind oder welche Produktionsschritte und auch ob angeliefert werden soll. Darüber hinaus wird hier auch der Umfang der Leistungen definiert.

• Ort

  Natürlich sollte auch das Wo und Wann geregelt sein und was passiert wenn ein Termin z.B. nicht eingehalten wird.

• Vergütung

  Hier kann u.a. festgeschrieben werden das ein Preisblatt die Grundlage sein als Grundlage für die Vergütung dient und was passiert wenn andere Leistungen abgerufen werden als Vereinbart.

• Rechnungslegung

  In diesem Punkt wird u.a. geregelt wann ein Rechnung gestellt und was das Zahlungsziel sein soll. Kann aber auch enthalten Wer und wie ein Auftrag abgerufen werden darf, wenn da snicht im nachfolgenden Punkt geregelt werden soll.

• Verantwortlicher (Auftraggeber)

  Bei großen Strukturen ist der Überblick sehr wichtig und kostenbindend. Daher sollte genau geregtl werden Wer, Wann, Was und Wie darf. Das erspart Kosten, sehr viel Zeit und sorgt für einen klaren Überblick zu jeder Zeit.

• Mitwirkungsleistungen (Auftragnehmer)

  Hin und wieder gibt es Dinge die sollten nicht nach Außen dringen wie z.B. die VIPVIP Liste und doch soll ein Mailing erfolgreich sein. Dann hilft es vorba genau das Bestimmt zu haben - Wer darf was.

Der Vertrag

Im Gegensatz zu einer Vereinbarung - obwohl nahezu der gleiche Inhalt - muss ein Vertrag sowohl ernsthaft als auch ausgeglichen sein. So auch der Abrufvertrag. In diesem verpflichten sich beide Seiten nicht zum Auftrag und der Erbringung der Leistung oder des Werks über einen gewissen Zeitraum, sondern es wird in aller Regel auch der Preis dafür vereinbart. Zu empfehlen, wenn Sie Produkte benötigen, die periodisch wiederkehren und zu dem preisintensiv sind.